A focused project built around practical decisions and constraints.
Durante los picos de demanda estacional, el equipo de recepción de un centro de inmunología en Buenos Aires gestionaba las citas mediante planillas compartidas. Esto generaba demoras en la confirmación, dobles reservas y una carga administrativa que se duplicaba en semanas críticas. Los pacientes llamaban varias veces para confirmar un turno, y el personal perdía tiempo valioso que podía dedicarse a la atención.
En lugar de implementar un sistema de gestión integral desde cero, se optó por diseñar un flujo de trabajo específico para las reservas estacionales. Se analizaron los cuellos de botella reales: la comunicación entre el front desk y los consultorios, la priorización de pacientes con tratamientos crónicos y la liberación de turnos por cancelaciones de último momento. El objetivo era reducir el tiempo de confirmación sin agregar complejidad al proceso existente.
Se desarrolló un tablero compartido que unifica las solicitudes de turno, las disponibilidades en tiempo real y las reglas de prioridad definidas por el equipo médico. El flujo incluye un paso de verificación automática para pacientes con enfermedades autoinmunes que requieren seguimiento quincenal, y un mecanismo simple para reasignar turnos cancelados sin intervención manual. La herramienta se integró con el calendario existente del centro y se probó durante dos semanas antes de la temporada alta.
El tiempo promedio de confirmación de turnos se redujo de 48 horas a menos de 4 horas durante el pico estacional. Las dobles reservas desaparecieron por completo, y el equipo de recepción reportó una disminución significativa en las consultas telefónicas repetitivas. Los pacientes valoraron la claridad en la comunicación de horarios y la posibilidad de recibir recordatorios automáticos. El flujo se mantuvo en uso después de la temporada, adaptándose a la demanda regular del centro.
Se documentaron los criterios de priorización, el diagrama del flujo de trabajo y las métricas de desempeño durante el período de prueba. Estos materiales están disponibles para centros que quieran replicar la experiencia o adaptarla a su propio contexto. El caso fue presentado en una reunión interna de la red de inmunología clínica como ejemplo de mejora operativa con recursos mínimos.